Clínica Santa Isabel
CRM con IA para Atender Pacientes Nuevos y Recurrentes de Todos sus Servicios
Un sistema que atiende a cada persona que escribe a la clínica, identifica el servicio que necesita —ortodoncia, dermatología o estética—, define si debe pasar primero por una valoración o si puede agendar directamente, y acompaña la conversación hasta lograr la cita reservada.
“Un solo sistema que atiende, segmenta por servicio, agenda, recuerda, confirma la asistencia y vuelve a activar al paciente.”
Varios servicios, un mismo canal, y cada conversación es una cita en juego
Clínica Santa Isabel atiende servicios muy distintos —ortodoncia, dermatología y estética— que llegan por el mismo canal. Sin un sistema que segmente, informe y dé seguimiento, se pierden citas nuevas y también las recompras de quienes ya son pacientes.
Pacientes de ortodoncia, dermatología y estética mezclados en un mismo WhatsApp.
Preguntas repetidas sobre precios, servicios, valoraciones y disponibilidad.
Tiempo del equipo consumido enviando la misma información una y otra vez.
Pacientes nuevos que escriben, reciben información y nunca terminan de agendar.
Citas que se olvidan porque no hay recordatorios ni confirmación.
Ausencias que no se recuperan: quien falta a la cita no vuelve a ser contactado.
Tratamientos recurrentes que no se reagendan tras la primera visita.
Pacientes antiguos sin etiquetar, imposibles de reactivar con campañas.
“La solución no es solo responder más rápido. Es construir un sistema que atienda, segmente, informe, agende, recuerde y recupere a cada paciente.”
Un CRM que segmenta por servicio y lleva a cada paciente hasta la cita
Fácil Marketing implementará un CRM con IA dentro de GoHighLevel que atenderá a pacientes nuevos y recurrentes de todos los servicios de la clínica: ortodoncia, dermatología y estética.
Cada persona que escriba será atendida de inmediato por un asistente con IA entrenado únicamente con información aprobada por la clínica. Lo primero que hará será identificar el servicio que la persona necesita y determinar si debe pasar primero por una valoración o si puede agendar directamente el servicio. Según el caso, enviará el mensaje de bienvenida y las imágenes correspondientes a ese servicio, resolverá las consultas y acompañará la conversación hasta lograr el objetivo: la cita reservada.
La IA solo responde con información que Clínica Santa Isabel apruebe. Nada se inventa y no se emiten diagnósticos.
Atención automatizada por WhatsApp y redes
Segmentación automática por servicio solicitado
Define si requiere valoración previa o cita directa
Mensaje de bienvenida e imágenes según el servicio
Acompañamiento hasta lograr la cita agendada
Recordatorios, confirmación y reagendamiento
Marcación de asistió / no asistió
Reagenda tratamientos recurrentes tras la visita
Recuperación de pacientes que faltaron a la cita
Seguimiento a leads que aún no agendan
Etiquetado de pacientes por servicio e interés
Campañas masivas por WhatsApp y ventas cruzadas
Flujo propuesto para pacientes nuevos
Toda conversación entra por un mismo canal. La IA identifica el servicio y define la ruta: valoración previa o agendamiento directo. Este flujo es una base inicial y se ajustará junto con el equipo de la clínica.
El paciente pasa primero por una cita de valoración
El paciente puede reservar el servicio de una vez
El sistema no termina cuando se agenda la cita
La mayor parte de los ingresos se pierde después del primer contacto: citas olvidadas, ausencias no recuperadas y tratamientos recurrentes que nadie reagenda. El CRM automatiza cada uno de esos momentos.
Antes de la cita
- Recordatorios automáticos previos a la cita agendada.
- Confirmación de asistencia por parte del paciente.
- Si no puede asistir: cancelación o reagendamiento automático.
Después de la cita · Asistió
- La clínica marca en el CRM que el paciente asistió.
- Si es tratamiento recurrente: ofrecimiento automático para agendar la siguiente cita.
- Si es una cita única: se marca como atendido y entra al sistema de recompra.
Después de la cita · No asistió
- Se marca como no asistió en el CRM.
- Se activa un seguimiento automático para recuperar esa cita.
- Se busca que el paciente reagende la cita a la que faltó.
Leads que no agendaron
- Si pasan varios días desde el primer contacto sin agendar, se activa el seguimiento.
- Mensajes de reactivación pensados para retomar la conversación.
- El objetivo es siempre el mismo: lograr la cita agendada.
Su base de pacientes convertida en un activo comercial
Con los pacientes etiquetados por servicio, la clínica puede enviar campañas masivas por WhatsApp, promover recompras y hacer ventas cruzadas entre ortodoncia, dermatología y estética.
Un paciente de un servicio es un cliente potencial de los otros dos
El mismo sistema que atiende y agenda va construyendo una base de datos ordenada y etiquetada. Eso permite hablarle a cada grupo con el mensaje correcto, en el momento correcto, sin depender de listas manuales ni de la memoria del equipo.
Pipeline de pacientes para visibilidad completa
El pipeline permitirá que el equipo vea en qué etapa está cada paciente, qué acciones quedan pendientes y quiénes requieren seguimiento para agendar, reagendar o volver.
Estas etapas son una propuesta inicial. Durante la implementación se podrán ajustar, añadir o eliminar etapas según el proceso real de Clínica Santa Isabel.
Implementación del CRM con IA para la clínica
Todo lo que Fácil Marketing realizará para dejar el sistema funcionando, integrado y operativo en ortodoncia, dermatología y estética.
Diagnóstico y definición del flujo
- Reuniones con las personas correspondientes de la clínica.
- Revisión del proceso actual de atención y agendamiento.
- Definición de criterios de segmentación por servicio.
- Definición de qué servicios requieren valoración previa.
- Definición de mensajes, imágenes, recordatorios y reglas del flujo.
Configuración de GoHighLevel
- Configuración de la plataforma.
- Configuración del CRM de pacientes.
- Creación del pipeline de atención.
- Configuración de usuarios del equipo.
- Preparación del entorno de trabajo de la clínica.
Conexión de canales
- Conexión de WhatsApp Business existente.
- Conexión de redes sociales disponibles.
- Automatizaciones de respuesta en redes sociales.
- Centralización de todas las conversaciones en un solo lugar.
Asistente con IA por servicio
- Configuración de la IA para atención inicial.
- Segmentación entre ortodoncia, dermatología y estética.
- Definición de ruta: valoración previa o agenda directa.
- Mensaje de bienvenida e imágenes según el servicio.
- Respuestas basadas solo en información aprobada por la clínica.
Agendamiento y recordatorios
- Conexión con los calendarios de la clínica y sus especialistas.
- Agendamiento automático de valoraciones y de servicios.
- Recordatorios automáticos previos a la cita.
- Confirmación de asistencia.
- Reglas para cancelación y reagendamiento.
Asistencia, recompra y recuperación
- Marcación de asistió / no asistió en el CRM.
- Ofrecimiento automático de siguiente cita en tratamientos recurrentes.
- Sistema de recompra para citas únicas.
- Recuperación automática de pacientes que faltaron.
- Seguimiento a leads que no agendaron después de varios días.
Campañas y base de datos
- Etiquetado de pacientes por servicio e interés.
- Configuración de campañas masivas por WhatsApp.
- Estructura para ventas cruzadas entre servicios.
- Protocolos de reactivación de pacientes antiguos.
Capacitación y ajustes
- Capacitación al equipo que usará la plataforma.
- Uso del CRM, pipeline y gestión de conversaciones.
- Actualización de estados y seguimiento de pacientes.
- Ajustes razonables relacionados con el flujo definido.
- Desarrollos u objetivos muy distintos al alcance se cotizan por separado.
La calidad del sistema depende de la información que alimenta la IA
Para que la IA responda correctamente en cada servicio, Clínica Santa Isabel deberá suministrar información completa y aprobada sobre sus servicios, precios, imágenes, horarios y reglas de atención.
El equipo de Fácil Marketing acompañará y guiará a la clínica en la recopilación de esta información. Mientras se completa el material de todos los servicios, se pueden adelantar configuraciones y preparación técnica para no perder tiempo.
Tiempo estimado de implementación
Aproximadamente 22 días desde el arranque del proyecto, con la meta de aprovechar los 14 días gratuitos de GoHighLevel para dejar el sistema listo antes de que empiece el pago mensual de la plataforma.
- El plazo inicia con el primer pago de implementación y la apertura de GoHighLevel (14 días gratuitos).
- La meta es que el sistema quede configurado y listo para lanzar dentro de esos primeros 14 días.
- Las dos semanas siguientes se usan para ajustes finales, pruebas con casos reales y capacitación del equipo.
- El plazo exacto depende de la entrega oportuna de la información de cada servicio.
- El flujo inicial no está escrito en piedra: podrá ajustarse junto con el equipo durante la implementación.
Inversión de implementación
Un único pago de arranque que cubre la construcción completa del CRM con IA para ortodoncia, dermatología y estética.
Implementación del CRM con IA
Cubre el desarrollo, configuración, automatización, capacitación y puesta en marcha del CRM con IA para ortodoncia, dermatología y estética.
- Pago único de arranque de $900 en el primer mes.
- Implementación completa de los bloques A–H.
- Aplica para todos los servicios de la clínica.
- Capacitación al equipo incluida.
Diagnóstico, construcción de flujos, configuración del CRM, asistente con IA, agendamiento, recordatorios, seguimiento, campañas, etiquetado y capacitación del equipo.
La cuota mensual de $600 cubre soporte, mantenimiento, cambios, acompañamiento y automatizaciones para los tres servicios.
$600 al mes: alrededor de $200 por cada servicio
La cuota mensual cubre por completo ortodoncia, dermatología y estética. Vista por servicio, la inversión ronda los $200 mensuales por cada uno, con soporte, mantenimiento, mejoras continuas y automatizaciones incluidas.
Soporte, mantenimiento y acompañamiento
Inicia a partir del segundo mes, una vez implementado el sistema.
- Soporte ante cualquier incidencia de la plataforma.
- Mantenimiento del sistema y de los flujos.
- Cualquier cambio o ajuste que requiera la clínica.
- Acompañamiento y asesoría continua.
- Mejora de flujos con base en resultados reales.
- Automatizaciones para redes sociales incluidas.
Costo de plataforma GoHighLevel
La plataforma utilizada será GoHighLevel, un ecosistema completo para CRM, automatización, comunicación, calendario, pipeline y seguimiento de pacientes.
GoHighLevel
Plataforma todo-en-uno para CRM, automatizaciones, calendario y comunicación.
- Usuarios ilimitados.
- Contactos ilimitados.
- CRM y pipeline de pacientes.
- Automatizaciones.
- Calendarios por especialista.
- Gestor de publicaciones en redes sociales.
Costo pagado directamente a GoHighLevel, no incluido en la implementación.
Al abrir la plataforma, GoHighLevel otorga 14 días de prueba gratuita. La idea es aprovechar esos días para configurar todo lo necesario y lanzar el sistema antes de que empiece el cobro mensual.
- Día 1: se activa la plataforma con 14 días gratis.
- Día 15 aproximadamente: vencen los días gratuitos y comienza el pago de $97/mes.
- El mismo día de cada mes se renueva el pago de $97 a GoHighLevel.
Cómo se distribuye la inversión
El primer mes se paga el arranque de $900 y, a los 30 días después de la implementación, inicia una cuota fija de $600 mensuales que cubre los tres servicios de la clínica.
Inicio del proyecto, pago de implementación y activación de GoHighLevel
- Se inicia el proyecto y se abre la plataforma GoHighLevel para la clínica.
- GoHighLevel incluye 14 días gratuitos desde la apertura.
- Se realiza el pago de arranque de $900.
- Reunión de inicio y solicitud de la información de todos los servicios.
- Se configura el CRM, los flujos y el asistente con IA.
Cuota mensual de soporte, mantenimiento y acompañamiento
- A los 30 días después de la implementación inicia la cuota mensual de $600, equivalente a alrededor de $200 por servicio.
- Incluye soporte, mantenimiento, cambios, acompañamiento y asesoría.
- Incluye mejoras de flujos y automatizaciones para redes sociales.
- GoHighLevel se paga directamente a la plataforma ($97/mes).
Optimización, campañas y crecimiento
- Revisión mensual de resultados: agendamientos, asistencias y recompras.
- Campañas masivas por WhatsApp y ventas cruzadas entre servicios.
- Ajustes de flujos según lo que mejor funcione con los pacientes reales.
Resumen de inversión
Claridad de alcance y condiciones
Para que la implementación sea ordenada, transparente y sin sorpresas, dejamos claras las siguientes condiciones.
La implementación cubre todos los servicios de la clínica: ortodoncia, dermatología y estética.
Incluye atención a pacientes nuevos y a pacientes recurrentes.
La IA segmenta por servicio y define si corresponde valoración previa o agenda directa.
Incluye envío de mensaje de bienvenida e imágenes por servicio, agendamiento, recordatorios y confirmación.
Incluye recuperación de ausencias, reagendamiento y seguimiento a leads que no agendaron.
Incluye etiquetado de pacientes, campañas masivas por WhatsApp y estructura para ventas cruzadas.
La IA responderá únicamente con información aprobada y suministrada por la clínica; no emite diagnósticos ni recomendaciones médicas.
La calidad de las respuestas dependerá directamente de la calidad, claridad y actualización de la información entregada.
El flujo propuesto podrá ajustarse durante la implementación y con la mensualidad activa.
Los costos de GoHighLevel, Meta, WhatsApp o IA son pagados directamente a las plataformas correspondientes.
Comencemos la implementación
Una vez aprobada la propuesta, se abre la plataforma GoHighLevel para aprovechar sus 14 días gratuitos, se realiza el pago de arranque de $900 y se coordina la reunión inicial para recopilar la información de ortodoncia, dermatología y estética. A partir del segundo mes aplica la cuota de $600 mensuales que cubre soporte, mantenimiento, cambios, acompañamiento y automatizaciones.
“Esta propuesta no busca implementar una herramienta más. Busca construir un sistema que atienda mejor a cada paciente, llene la agenda y convierta cada consulta en una cita reservada.”